Архівний відділ Бучанської міської ради

План

План розвитку архівної справи на 2021 рік

			ЗАТВЕРДЖЕНО Наказ Державної архівної служби України № . , Форма 1
Найменування архівної установи			ЗАТВЕРДЖУЮ начальник архівного відділу Бучанської міської ради (найменування посади керівника архівної установи) ____________ Ігор БАРТКІВ (підпис) (Власне ім’я, ПРІЗВИЩЕ) 20.11.2020
АРХІВНИЙ ВІДДІЛ БУЧАНСЬКОЇ МІСЬКОЇ РАДИ КИЇВСЬКОЇ ОБЛАСТІ м. Буча (місце складення)
ПЛАН розвитку архівної справи на 2021 рік

Індекси

Основні напрями роботи

Одиниця виміру

Усього по області (Україні)

Центральні державні архіви

Галузеві державні архіви

Державний архів в Автономній Республіці Крим, державні архіви областей, міст Києва та Севастополя

Архівні відділи райдержадмі-ністрацій

Архівні відділи міських рад

1	2	3	4	5	6	7	8	9
1. Формування НАФ та експертиза цінності документів
1.1.	Приймання від юридичних та фізичних осіб на зберігання документів НАФ:
	управлінської документації	од. зб.						600
	документів особового походження	од. зб.
	науково-технічної документації	од. зб.
	кінодокументів	од. обл.
	фотодокументів	од. обл.
	фонодокументів	од. обл.
	відеодокументів	од. обл.
	архівних електронних документів	од. зб.
	із кадрових питань (особового складу)	од. зб.						100
	документів особового походження в електронній формі	од. зб.
	електронних інформаційних ресурсів	од. зб.
1.2.	Приймання від архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад на постійне зберігання:			Х	Х
	управлінської документації	од. зб.		Х	Х		Х	Х
	документів особового походження	од. зб.		Х	Х		Х	Х
	науково-технічної документації	од. зб.		Х	Х		Х	Х
	кінодокументів	од. обл.		Х	Х		Х	Х
	фотодокументів	од. обл.		Х	Х		Х	Х
	фонодокументів	од. обл.		Х	Х		Х	Х
	відеодокументів	од. обл.		Х	Х		Х	Х
	архівних електронних документів	од. зб.		Х	Х		Х	Х
	документів особового походження в електронній формі	од. зб.		Х	Х		Х	Х
1.3.	Робота комісій з проведення експертизи цінності документів							6
1.3.1.	Схвалення ЕПК описів на:
	управлінську документацію	од. зб.					Х	Х
	документи особового походження	од. зб.					Х	Х
	науково-технічну документацію	од. зб.					Х	Х
	кінодокументи	од. обл.					Х	Х
	фотодокументи	од. обл.					Х	Х
	фонодокументи	од. обл.					Х	Х
	відеодокументи	од. обл.					Х	Х
	документи особового походження в електронній формі	од. зб.					Х	Х
	електронні інформаційні ресурси	од. зб.					Х	Х
1.3.2.	Погодження ЕПК (схвалення ЕК архівного відділу):
	описів справ з кадрових питань (особового складу)	од. зб.						100
	номенклатур справ	номенкла-тура						21
	інструкцій з діловодства	інструкція						25
	положень про служби діловодства	положення						21
	положень про ЕК	положення						24
	положень про архівні підрозділи	положення						1
1.4.	Експертиза цінності документів НАФ, що зберігаються в архівній установі:
	управлінської документації	од. зб.						38
	документів особового походження	од. зб.
	науково-технічної документації	од. зб.
	кінодокументів	од. обл.
	фотодокументів	од. обл.
	фонодокументів	од. обл.
	відеодокументів	од. обл.
	архівних електронних документів	од. зб.
	документів особового походження в електронній формі	од. зб.
	електронних інформаційних ресурсів	од. зб.
1.5.	Проведення грошової оцінки документів НАФ:	документ
1.5.	у т.ч. унікальних	документ
1.6.	Науково-технічне опрацювання документів на договірних засадах:
	управлінської документації постійного зберігання	од. зб.
	управлінської документації тривалого (понад 10 років) зберігання	од. зб.
	управлінської документації тимчасового зберігання	од. зб.
	документів із кадрових питань (особового складу)	од. зб.
	науково-технічної документації	од. зб.
1.7.	Здійснення контролю за станом діловодства та архівної справи в юридичних особах-джерелах формування НАФ
1.7.1.	Проведено перевірок:
	комплексних	перевірка						5
	тематичних	перевірка						5
	контрольних	перевірка						5
1.7.2.	Кількість проведених оглядів забезпечення збереженості документів НАФ та стану діловодства в юридичних особах-джерелах формування НАФ	огляд						21
1.7.3.	Заходи з підвищення кваліфікації працівників служб діловодства, архівних підрозділів та членів експертних комісій юридичних осіб:
	кількість семінарів, організованих архівною установою	семінар						2
	кількість проведених семінарів/курсів, до яких залучалися працівники архівної установи	семінар						1
		курси						1
2. Забезпечення збереженості документів Національного архівного фонду
2.1.	Реставрація документів:
	з паперовим носієм	арк.						1369
	великоформатних документів (карт, креслеників тощо)	арк.
	великоформатних документів (карт, креслеників тощо)	кв. м
	кінодокументів	од. зб.
	фотодокументів	од. зб.
	фонодокументів	од. зб.
	відеодокументів	од. зб.
2.2.	Ремонт документів:
	з паперовим носієм	арк.
	великоформатних документів (карт, креслеників тощо)	арк.
	великоформатних документів (карт, креслеників тощо)	кв. м
2.3.	Оправлення та підшивка документів	од. зб.						17
2.4.	Консерваційно-профілактичне оброблення:
	страхового фонду	од. зб. (рулон, мікрофіш)
	страхового фонду	кадр
	кінодокументів	од. зб.
	фотодокументів	од. зб.
	фонодокументів	од. зб.
	відеодокументів	од. зб.
2.5.	Створення страхового фонду на:
	документи з паперовим носієм	од. зб.
	документи з паперовим носієм	кадр
	кінодокументи	од. обл.
	фотодокументи	од. обл.
	фонодокументи	од. обл.
	відеодокументи	од. обл.
	архівні електронні документи	од. зб.
	документи особового походження в електронній формі	од. зб.
	електронні інформаційні ресурси	од. зб.
2.6.	Картонування документів	од. зб.
2.7.	Перекартонування документів	од. зб.
2.8.	Перевіряння наявності та стану документів:
	з паперовим носієм	од. зб.						600
	кінодокументів	од. зб.
	фотодокументів	од. зб.
	фонодокументів	од. зб.
	відеодокументів	од. зб.
	архівних електронних документів	од. зб.
	документів особового походження в електронній формі	од. зб.
	електронних інформаційних ресурсів	од. зб.
2.9.	Перевіряння наявності та стану страхового фонду	од. зб. (рулон, мікрофіш)
2.10.	Виявлення унікальних документів (перегляд документів):
	управлінської документації	од. зб.
	документів особового походження	од. зб.
	науково-технічної документації	од. зб.
	кінодокументів	од. обл.
	фотодокументів	од. обл.
	фонодокументів	од. обл.
	відеодокументів	од. обл.
2.11.	Страхування унікальних документів	документ
2.12.	Створення фонду користування на:
	документи з паперовим носієм:
	мікрофільми	од. обл.
	цифрові копії	кадри
	цифрові копії	од. зб.
	кінодокументи:
	плівкові копії	од. обл.
	цифрові копії	од. обл.
	фонодокументи:
	плівкові копії	од. обл.
	цифрові копії	од. обл.
	цифрові копії	хвилини
	фотодокументи:
	плівкові копії	од. обл.
	цифрові копії	од. обл.
	цифрові копії	кадри
	відеодокументи:	од. обл
	плівкові копії	од. обл.
	цифрові копії	од. обл.
	цифрові копії	метри (хвилини)
	архівні електронні документи	од. зб.
	документи особового походження в електронній формі	од. зб.
	електронні інформаційні ресурси (ЦДЕА України)	од. зб.
3. Використання інформації документів НАФ
3.1.	Робота із запитами
3.1.1.	Надійшло всього,	запит						68
	з них:
	прийнятих на особистому прийомі							36
	від іноземців							5
3.1.2.	Виконання запитів:
	тематичних	запит						154
	біографічних	запит						1
	генеалогічних	запит
	майнових	запит						3
	соціально-правового характеру	запит						77
	непрофільних	запит						2
3.2.	Підготовка:
	виставок документів	виставка						2
	у т. ч. онлайн-виставок	виставка						3
	радіопередач	радіопередача
	телепередач	телепередача
	публікацій у ЗМІ	публікація						3
3.3.	Організація роботи користувачів у читальному залі:
	зареєстровано користувачів	користувач						9
	у т.ч. іноземних громадян	користувач
	кількість відвідувань	відвідування						9
	кількість виданих од. зб.	од. зб.						37
	у т.ч. виданих в режимі онлайн (копії)	од. зб.
	у т.ч. виданих в режимі онлайн (копії)	документів
3.4.	Кількість користувачів, які працювали у читальних залах архіву за генеалогічною тематикою	користувач
3.5.	Створення і удосконалення довідкового апарату до документів Національного архівного фонду
3.5.1.	Удосконалення та перероблення описів	опис
3.5.2.	Оцифрування описів на документи Національного архівного фонду
	управлінської документації	опис						9
	управлінської документації	кадр
	документів особового походження	опис
	документів особового походження	кадр
	науково-технічної документації	опис
	науково-технічної документації	кадр
	кінодокументів	опис
	кінодокументів	кадр
	фотодокументів	опис
	фотодокументів	кадр
	фонодокументів	опис
	фонодокументів	кадр
	відеодокументів	опис
	відеодокументів	кадр
4. Зміцнення матеріально-технічної бази архівів
4.1.	Приміщення:
	заміна приміщень	будівля
	заміна приміщень	кв. м.
	отримання додаткових приміщень	будівля						0
	отримання додаткових приміщень	кв. м.						0
4.2.	Збільшення протяжності стелажного обладнання (стелажних полиць)	будівля						0
4.2.		пог. м.						0
4.3.	Встановлення сигналізації:
	пожежної	будівля
	охоронної	будівля
4.4.	Ремонт сигналізації:
	пожежної	будівля
	охоронної	будівля
4.5.	Встановлення/ремонт автоматичних систем пожежогасіння (будівля)	встановлення
4.5.		ремонт
4.6.	Встановлення/ремонт системи кондиціювання та вентиляції повітря	встановлення
4.6.		ремонт

________________________________

(найменування посади укладача)

___________________________

(підпис)

______________________________ (Власне ім’я, ПРІЗВИЩЕ)

Пояснення

щодо складання плану на 2021 рік про роботу архівного відділу Бучанської установи та виконання плану розвитку архівної справи

План-звіт про роботу архівної установи та виконання плану розвитку архівної справи відображає основні напрями і показники діяльності архівної установи.

Звіт складено у формі таблиці.

При складанні звіту були заповнені певні графи.

До звіту додається пояснювальна записка, у якій викладається інформація за такою структурою:

1. Формування НАФ та експертиза цінності документів

1.1. З 2019 році, архівним відділом Бучанської міської ради, була розпочата робота по прийому документів НАФ та документів з кадрових питань (особового складу) від архівних відділів регіону, у зв’язку зі створенням ОТГ, планується передача документів з Бородянських архівних відділів, Вишгородського, Ірпінського, а також прийом документів з кадрових питань. Пріоритетним питанням є прийом документів на постійне зберігання, що зберігаються в архівних підрозділах юридичних осіб понад встановлені законодавством строки, а саме Бучанська міська рада у кількості 600 од.зб.

1.2. У 2020 році було 6 комісій з проведення експертизи цінності документів, на яких було розглянуто 34 питання, на 2021 рік заплановано також 6 комісій з проведення експертизи цінності документів, на яких планується розгляд питань по схвалення номенклатур справ, описів справ, інструкцій організацій та установ.

1.7. Здійснення контролю за станом діловодства та архівної справи в юридичних особах-джерелах формування НАФ є пріоритетним у 2021 році, планується проведення 5 комплексних перевірок в таких установах, як Бучанська міська рада, Відділ освіти, Управління праці тощо. Також планується огляд забезпечення збереженості документів НАФ.

1.3. Також пріоритет на 2020 рік є приймання документів від Бучанської міської ради, у кількості більше 1500 од.зб., справи ліквідованої Бучанської селищної ради, які зберігаються понад встановлені строки, згідно Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2020-2024 роки.

1.4. Важливе питання оцифрування документів (фонд Бучанська селищна рада). Архівним відділом, у кошторисі на 2020 рік, передбачено придбання сканеру, засобів резервного копіювання та сховищ даних, для оцифровування документів, а також переведення в електронний вигляд довідкового апарату.

1.5. У зв’язку зі збільшенням кількості фондів та одиниць зберігання у 2020, збільшиться у декілька разів виконання запитів від юридичних та фізичних осіб. Також планується облаштування приміщення для читального залу.

Начальник архівного відділу І.С. Бартків

Плани за минулі роки