Розділ ІІ

1. Організаційна робота

1.1. Перелік основних питань, розглянутих на засіданнях колегій, науково-методичних рад державних архівів.

         У 2021 році Архівним відділом Бучанської міської ради було проведено 6 експертних комісій, на яких було розглянуто 26 питань по схваленню інструкцій з ведення діловодства в організаціях та установах, номенклатур справ, описів та схвалено 24 питання з них 12 номенклатури, 6 інструкцій з діловодства та положень про ЕК,  6 описів на справи з кадрових питань (особового складу).

Державним архівом Київської області погоджено 12 номенклатури подані Архівним відділом Бучанської міської ради

1.2. Списки судових справ із зазначенням номерів справ та предмету спору, які перебували та перебувають у провадженні судів, сторонами (позивачем або відповідачем) у яких були або є на даний час державний архів.

Архівний відділ Бучанської міської ради у 2021 не виступав позивачем або відповідачем по судовим справам.

1.3. Кількість складених та кількість направлених до суду протоколів про адміністративні правопорушення, передбачені ст. 92-1, та ст. 186-7 Кодексу України про адміністративні правопорушення, номери судових проваджень та результати  їх розгляду.

Архівний відділ Бучанської міської ради у 2021 не виступав позивачем або відповідачем по судовим справам.

1.4. Перелік публікацій у періодичних фахових наукових виданнях категорії «А» і «Б» (тема публікації, назва видання).

Не здійснювалось.

2. Формування, експертиза цінності документів

2.1. Проведення виїзних засідань ЕПК за участі архівних відділів районних державних адміністрацій, міських рад, установ.

Виїздні засідання не проводились.

2.2. Відомості про проведену роботу та результати щодо ініціативного документування резонансних подій у країні.

Роботи не проводились.

2.3. Відомості про проведення грошової оцінки документів Національного архівного фонду (за формою):

2.4. У разі приймання документів із виборів зазначити назву виборів та надави інформацію за формою:

Архівний відділ Бучанської міської ради у 2021 не приймав документи з виборів.

2.1. Стан науково-технічного опрацювання документів за формою: 

2.5. Повідомлення власником документів Національного архівного фонду державного архіву про намір здійснити їх відчуження та про набуття права власності на ці документи, а також придбання державним архівом документів Національного архівного фонду у разі їх продажу за формою:

3. Забезпечення збереженості та державний облік документів Національного архівного фонду

3.1. Інформація про проведення мікробіологічного та ентомологічного обстеження приміщень і документів, результат обстеження (у разі необхідності, інформація про проведення спеціального оброблення біопрофілактичного, біозахисного характеру та знищення біологічних шкідників).

Роботи не проводились.

3.2. Вжиті заходи з метою посилення охоронного, протипожежного, температурно-вологісного режимів зберігання документів Національного архівного фонду, забезпечення надійності експлуатації інженерних мереж і комунікацій архівних будівель.

В архівосховищі за адресою Буча, бул. Енергетиків, 2 у квітні 2021 встановлено протипожежна сигналізація АУПС та підключено до центрального пульту, відео- спостереження та охорона архівного приміщення.

3.3. Відомості про кількість документів (в оригіналах чи копіях), що надійшли із-за кордону.

У 2021 році не надходили документи із-за кордону

3.4. Тематика фондів, документи яких оцифровано впродовж року; оцифрування та оприлюднення документів Національного архівного фонду, що користуються підвищеним попитом користувачів, великоформатних документів, у тому числі метричних книг; оцифрування, переведення в електронний вигляд, удосконалення описів справ на документи Національного архівного фонду та їх оприлюднення.

3.5. Виконання Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів Національного архівного фонду 2020 – 2024 роки, затвердженої наказом Укрдерхархіву від 13.11.2019 № 103.

План заходів щодо здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2020-2024 роки Архівного відділу Бучанської міської ради здійснюється відповідно до графіку, навіть з певним випередженням.

3.6. Зміни до списків справ, що знаходяться у розшуку, та списків знайдених справ, які перебували у розшуку.

Справи, що знаходяться в розшуку – відсутні.

3.7. Зміни до списків справ, на які створено страховий фонд, або про відсутність таких змін.

3.8. Кількість описів, справ, окремих документів, на які створено фонд користування у вигляді цифрових копій.

Архівним відділом оцифровано 100% описів фондів, які зберігаються у відділі.

3.9. Кількість засідань колегій центральних державних архівів у звітному році;

4. Використання інформації документів Національного архівного фонду

4.1. Тематика виставок, радіо- та телепередач, публікацій у ЗМІ, плакатів, альбомів, підготовлених за документами архіву.

Проведено заходи:

23-24 серпня 2021р. виставка до Дня незалежності України;

4 онлайн виставки документів на сторінці в соціальній мережі Facebook;

4.2. Найзапитуваніша тематика досліджень, що проводилися користувачами у читальному залі архіву.

Рішення селищних, міської ради майнового характеру.

4.3. Хід виконання роботи з розсекречування документів Національного архівного фонду.

На зберіганні в Архівному відділі Бучанської міської ради не має засекречених документів, тому відповідні роботи не проводились.

4.4. Форми співробітництва зі ЗМІ; наявність критичних зауважень у ЗМІ на діяльність архівних установ.

Архівний відділ співпрацює зі ЗМІ, в яких друкується інформація, як архівного відділу, так і про його діяльність. Нарікань та зауважень у ЗМІ на діяльність відділу не було.

4.5. Наявність методичних розробок із виконання біографічних та генеалогічних запитів; відсоток негативних відповідей на такі запити; співпраця з генеалогічними товариствами, іншими організаціями;

4.6. Тематика запитів соціально-правового характеру, що переважала у звітному році.

У 2021 році переважали запити соціально-правового характеру, а саме підтвердження трудового стажу та заробітна плата.

4.7. Співпраця з генеалогічними товариствами, іншими організаціями.

Не здійснювалась.

4.8. Кількість та тематика запитів, що виконуються на платній основі;

Надання архівних довідок, копій або витягів на запити фізичних і юридичних осіб, необхідних для соціального захисту громадян, здійснюється архівом безоплатно.

4.9. Електронні послуги, що надаються архівом, можливість їх онлайн-оплати замовниками.

Архівний відділ Бучанської міської ради працює на безоплатній основі за рахунок місцевого бюджету та фінансується Бучанською міською радою.

5. Співпраця з громадськістю

5.1. Тематика зустрічей із громадськістю, вечорів, лекцій, екскурсій, інших форм використання інформації документів Національного архівного фонду.

На 08.12.2021р. запланований захід «Публічність архівів» на якому планується презентувати громадкості інформацію про діяльність Архівного відділу Бучанської міської ради та надати інформацію про плани створення колекцій фондів архівних документів у відділі.

5.2. Конкретні заходи, вжиті архівом для поліпшення роботи із зверненнями громадян, у тому числі застосування новітніх технологій та комунікації з громадянами в режимі онлайн.

10 червня 2021 р. спільно з Державним архівом Київської області проведено семінар-навчання на тему «Організація ведення архівної справи та діловодства у територіальній громаді».

5.3. Наявність власних сторінок в соціальних мережах, частота оновлення інформації та кількість розміщених інформаційних матеріалів.

http://bucha-mr.archives.kiev.ua/index.php

https://www.facebook.com/%D0%90%D1%80%D1%85%D1%96%D0%B2%D0%BD%D0%B8%D0%B9-%D0%B2%D1%96%D0%B4%D0%B4%D1%96%D0%BB-%D0%91%D1%83%D1%87%D0%B0%D0%BD%D1%81%D1%8C%D0%BA%D0%BE%D1%97-%D0%BC%D1%96%D1%81%D1%8C%D0%BA%D0%BE%D1%97-%D1%80%D0%B0%D0%B4%D0%B8-870328613160994

6. Міжнародна діяльність

6.1. Перелік укладених міжнародних договорів про співробітництво з архівними установами та іншими організаціями іноземних держав (з додаванням їх копій).

Міжнародні договори не укладались.

6.2. Виконання зобов’язань за діючими міжнародними договорами про співробітництво в галузі архівної справи.

6.3. Службові відрядження за кордон, проведені міжнародні зустрічі, переговори і участь у міжнародних конференціях, семінарах та інших заходах, що здійснювалися у рамках міжнародного співробітництва та досягнуті домовленості.

Не здійснювались.

Начальник архівного відділу                                           Ігор БАРТКІВ